Det är många som står inför valet att gå över till Microsoft Office 365. I denna artikel listar vi några av fördelarna ur ett användar- och organisationsperspektiv.

Inledningsvis är det viktigt att klargöra: Office 365 är inte bara en ny Officeversion, utan ett nytt sätt att arbeta. Det kommer inte att ske per automatik för att Office 365 distribueras utan kräver förarbete och en tydlig adoption plan.
Vad är då Office 365 enkelt förklarat? Via ett abonnemang ges tillgång till Officeprogrammen samt ett stort antal produktivitetstjänster via molnet (Internet) som möjliggör flexibilitet och mobilitet. Uppdateringar i tjänsten sker automatiskt.

Detta är några av anledningarna att gå över till Office 365

• Ni kan skapa, lagra och dela filer online mellan flera personer, internt och externt
• Enkel hantering av e-post, kalendrar, kontakter och delade resurser
• Skype för företag för konferenser och snabbmeddelanden, internt och externt.
• Webbgränssnitt för alla applikationer, fildelning och e-post
• Diverse integrerade verktyg för samarbete och kommunikation
• Mobil åtkomst - fungerar på PC, Mac, iPhone, Android m.m.
• Varje användare med Officepaket får installera det på fem enheter
• Enkel licenshantering med direkt dokumentation för kontroll på kostnader
• Löpande uppdateringar av ny funktionalitet
• Minskade kostnader i form av lagring, drift etc.
• Ökad produktivitet – när verktygen används på rätt sätt

Verksamhetsnytta med Office 365

Många organisationer som använder Office 365 inser inte omfattningen av tjänsten eller hur verktygen är tänkta att användas, vilket ofta resulterar i att man fortsätter att använda Officepaketet precis som tidigare. Då tappar man naturligtvis en stor del av funktionaliteten och möjligheterna.

Verktygen som ingår i Office 365 kan optimera personlig produktivitet, samarbete och kommunikation om de implementeras och används på rätt sätt.

En vanligt förekommande uppfattning är att verktygen överlappar varandra och att det finns så många vägval för t.ex. fillagring och kommunikation. Det kan skapa förvirring och frustration. Det är helt riktigt att verktygen delvis täcker samma funktionalitet och det finns egentligen inget givet facit eller utstakad väg för när man ska använda vad. Försök att se Office 365 som en verktygslåda där du kombinerar och använder de verktyg som passar bäst för just din roll, din arbetsgrupp, din organisation. För att lyckas med det behöver man skaffa förståelse för verktygen, för att identifiera användningsområden och tillämpa dem på ett smart sätt.

Nedan har vi gjort en grov överblick över verksamhetsnyttan fördelat på individ, grupp och organisation och vilka verktyg som kan tillgodose behoven för respektive område. Kom ihåg att behov och tillämpningsområden kan skilja sig mycket mellan organisationer och även inom samma organisation.
 
INDIVIDEN

 

GRUPPEN
 


ORGANISATIONEN

Några tips för ett lyckat införande av Office 365

• Office 365 är inte bara en ny Officeversion, utan en bred samarbetsplattform. Det innebär ett nytt sätt att arbeta – beteendeförändring
• För en lyckad implementering är det viktigt att sätta sig in i kringtjänsterna för att till fullo förstå verksamhetsnyttan och hur det kan förbättra arbetsprocesser. Sätt tydliga affärsmål med vad Office 365 ska bidra till.
• Utgå från människan, användarnas behov och hur programmen kan stödja arbetssättet. Utgå inte från de tekniska applikationerna.
• För att skapa bästa förutsättningar för smidig och framgångsrik implementering behöver det finnas tydlighet i riktlinjer för användare samt en etappvis utrullningsplan för användare.