Tips & Trix för Office 365 och SharePoint

Senaste Rapporten, Nyaste Rapporten, Allra Senaste Rapporten - Vilken är det som gäller?

Arbeta med versionshantering i SharePoint

Man är ju alltid lite orolig över att tappa information. För att vara helt säker är det inte helt ovanligt att man sparar om dokumenten med olika namn, med resultatet att total förvirring uppstår. Malins rapport, Johans rapport, Senaste rapporten, Ny rapport… olika personer jobbar med olika rapporter och till slut råder total förvirring.

Hitta tidigare versioner av dokumentet

Om ni har versionshantering påslagen i SharePoint får ni helt automatiskt tillgång även till gamla versioner utan att behöva spara dokumenten under olika namn.

Jämföra olika versioner

Om du vill få koll på tidigare versioner öppnar du bara Arkiv-fliken i Word, Excel eller PowerPoint (gäller Office 2013). Här har du en lista med alla tidigare versioner – när de är gjorda och av vem. Om du klickar på en gammal version öppnas den upp.

Du kan förstås också hämta upp gamla versioner direkt från SharePoint oavsett Office-version. Om du kryssar för dokumentet så har du knappen Versionshantering i fliken Filer. Samma sak säller där, klicka på en äldre kopia så öppnas den upp.

I Word kan du klicka på knappen Jämför för att jämföra den gamla versionen med den senaste versionen och se hur de skiljer sig åt.

Bifoga en länk till dokumentet istället för en kopia

En annan orsak till förvirringen är när dokument bifogas i mail. Varje mottagare har då en egen kopia av dokumentet. Om alla jobbar vidare och kommenterar i sin egen kopia är det omöjligt att ha koll på vilken kopia som gäller.

Om ni istället bifogar en länk till dokumentet när ni mailar runt det, kommer alla att jobba i samma dokument. I SharePoint gör man det genom att klicka på menyn till höger om dokumentnamnet och sedan klicka på Dela.