”Om man nu måste använda datorstöd i ett projekt, är då Microsoft Project det bästa?”. Många ställer sig den frågan men vad är då svaret? Det finns rätt eller fel svar eftersom situation, syfte och en rad andra faktorer är avgörande. Microsoft Project är i alla fall det verktyg som är mest spritt över hela världen. Om någon samarbetspartner eller leverantör har något datorstöd för sina projekt så är det oftast just Microsoft Project.

Klicka här för att läsa mer om Lexicon Projekt

Klicka här för att komma i kontakt med Lexicon Projekt

Klicka här för att läsa mer om Lexicon Projekts utbildningar

Microsoft Projekt är ett projektplaneringsverktyg som är tillfredsställande effektivt för de allra flesta projekt. Det fungerar för små projekt (med kanske 100-200 aktiviteter), för mellanstora projekt (med kanske 500-1000 aktiviteter) och även för stora projekt (med kanske fler än 10 000 aktiviteter).

Det finns även andra projektplaneringsverktyg som kan göra i stort sett allt det som Microsoft Project kan. Nackdelen med dessa är att de inte är lika frekvent utnyttjade och därför kan det innebära problem om det finns en ambition att samarbeta med andra organisationer, till exempel om arbetet innefattar att skicka projektfiler mellan organisationerna (eller enheterna inom en större organisation) och de saknar programvaran för gemensam hantering.

Oavsett vilket verktyg man väljer att arbeta med så finns det ett antal väsentliga grundinställningar som man bör känna till. När det gäller Microsft Project är det tre inställningar som måste göras innan man kan eller bör starta ett projekt.

För det första måste det bestämmas om projektet ska planeras från projektets startdatum eller dess slutdatum.

För det andra måste kalendern anpassas efter projektet.

För det tredje måste man välja en ”aktivitetstyp” (under Verktyg/Alternativ i MS Project 2003/2007 och motsvarande under Arkiv-fliken för MS Project 2010). Välj alltid aktivitetstypen ”Fast varaktighet”, vilket betyder att det är projektledaren som ska ansvara för om vissa aktiviteter kan/bör/måste ta längre eller kortare tid. Det är inte (och skall inte heller vara) programmets uppgift att justera dessa parametrar. Datorns logik när det gäller aktivitetstyp är inte felaktig, men den fungerar inte enligt riktigt samma logik som vi människor normalt tänker. Därför är det lämpligt att alltid använda just ”Fast varaktighet” eftersom det påminner mest om hur vi människor agerar i projektsituationer.

Microsoft Project har funnits i över 20 år och de versioner som just nu används mest är Microsoft Project 2003, Microsoft Project 2007 och Microsoft Project 2010. Dessa två förstnämnda versionerna påminner mycket om varandra och har man färdighet att hantera den den ena så har man goda förutsättningar att hantera den andra. Microsoft Project 2010 har även anpassats för övriga programvaror i Officepaketet (Word, Excel, Power Point med flera) och använder sig av flikar i stället för menyer.